La importancia de la gestión documental para una empresa

Tener controlada la gestión documental en una empresa es una cuestión de vital relevancia, sobre todo cuando tratamos con datos sensibles. Además, contar con un buen software de gestión supondrá un valor añadido de cara a nuestros clientes.

La llegada de los software de Gestión Documental

Las ventajas de obtener un software de Administración Documental son muchas, entre ellas las más evidentes, un ahorro esencial de espacio y tiempo. Los beneficios que aporta la administración documental son muchos y cuantificables.

Además, poder disponer de todos nuestros documentos de manera ordenada supone un beneficio inmediato en cuestiones temporales, ya que podremos acceder a ellos desde diferentes dispositivos de manera inmediata. Atrás quedaron las habitaciones llenas de archivadores con montañas de papel. Ahora desde ordenadores, tablets e incluso smartphones es posible acceder a la totalidad de la documentación de una empresa.

Otra de las virtudes que tiene contar con un software de gestión documental es que suelen poder programarse copias de seguridad con frecuencia, salvando nuestros datos y los de nuestros clientes en servidores seguros. En los últimos dos años, se han puesto muy de moda sistemas de almacenamiento de datos en la nube, con un más que destacable ahorro de espacio en nuestros equipos, y con la ventaja de tan sólo necesitar conexión a internet para poder acceder a ellos.
Con todo ello, se logra también un aumento de la productividad, no sólo por el ahorro del tiempo que dedicaban nuestros recursos en la búsqueda, clasificación y administración de nuestra base documental, sino también una disminución del gasto económico y de espacio que ahora podremos destinar a otras cuestiones.
Ganamos también muchos enteros de cara a nuestro público, nuestros clientes actuales (y los potenciales), puesto que estaremos mucho más preparados para el futuro, teniendo informatizada y digitalizada nuestra documentación.
Nuestros ficheros no notarán el paso del tiempo como ocurría hasta ahora, e incluso en muchos de los software de gestión que tienen una aplicación de gestión documental, como es el caso de GotelGest.Net, es posible tener controlados los documentos que quedan obsoletos e incluso permite identificar copias no controladas, todo ello sin salir de una misma aplicación.
Si su empresa cuenta con un gran volumen de documentos con los que trabajar día a día, y no dispone de un sistema similar, todavía está a tiempo de dar un salto de calidad en su negocio, ahorrando tiempo, costes y recursos.