Factura electrónica vs Factura Tradicional

La implantación masiva de equipos electrónicos en el mundo empresarial es una realidad a todos los niveles desde hace al menos una década, pero si es cierto que hay un aspecto en el que se tiene todavía cierta reticencia a dar el siguiente paso tecnológico. Estamos hablando de la Factura Electrónica, un elemento a día de hoy que cuenta con múltiples ventajas sobre su antecesora, la factura tradicional. En las siguientes líneas trataremos de convencerte de ellas, para que decidas dar este paso tan importante para tu empresa.

Ventajas de la Factura Electrónica

Aunque todavía queda camino por recorrer en España para ponerse a la altura del resto de Europa en cuanto al uso de la factura electrónica, la tendencia es claramente ascendente.

Los motivos son diversos, pero podríamos destacar sobre todos ellos 3. El primero, el ahorro económico puesto que en el caso de la factura electrónica su generación no supone gastos, mientras que en el caso de la factura tradicional, implicaba el uso de papel, impresión, sellos, envío y almacenamiento. En este sentido, la creación y almacenamiento de una factura electrónica es realizado más rápida y cómodamente, y la impresión de una copia es siempre opcional. Por su parte, se elimina el riesgo de pérdida del documento en el envío, ya que es realizado de manera directa entre el emisor y el receptor. El ministerio de Industria estima que el ahorro en este sentido para las empresas podría superar los 120 millones de euros cada año.

En segundo lugar, se produce una importante optimización de recursos, no sólo en cuanto al personal que tiene que gestionarlas en todo el proceso, sino el descenso de tiempo empleado en esta tarea. En este sentido, hay multitud de software de gestión en el mercado que facilitan este proceso de manera excelente, permitiendo compartir datos, documentos, clientes desde diferentes equipos de manera automática. Es por ello, que el uso de este tipo de herramientas administrativas se antoja como la primera y gran opción a la hora de dar el salto a la factura electrónica. Además, la versatilidad de estos programas de gestión permite adaptarse a tu negocio independientemente de su tamaño o del número de usuarios que vayan a operar con ellos.

Finalmente, la seguridad se posiciona como otro elemento de vital relevancia en el uso y manejo de las facturas electrónicas frente a las tradicionales de papel. La firma electrónica del documento o el cifrado mediante contraseña impide su manipulación sin la notificación del emisor, y al tener la misma validez que una factura tradicional, cuenta con mayores garantías.

Cabe destacar en este sentido, una práctica demasiado común que, a pesar de los constantes esfuerzos de la administración pública para dar a conocer e implantar la factura electrónica, llevan a cabo las empresas. Se trata de una solución que no tiene validez jurídica, ni cumple con la legislación que regula las condiciones para que sea considerada una factura electrónica. Estamos hablando de la generación de archivos en formato PDF, con los datos de la factura incluídos pero sin los mecanismos de seguridad y validez. Es importante poner un punto de atención en este sentido, para diferenciar lo que es una factura electrónica y lo que no es, para evitar confusiones. Y por ello, detallamos los elementos que debe tener una factura electrónica:

• Datos fiscales del emisor
• Hora y fecha en que fue generada
• Datos del cliente
• Cadena original
• Conceptos amparados por la factura
• Año y número de aprobación
• Número de certificado del sello digital
• Sello digital
• Leyenda

Es por estos motivos, que influyen directamente, como hemos visto con ahorro económico y de recursos y una importante repercusión en materia de seguridad, por los que recomendamos encarecidamente emplear la factura electrónica en detrimento de la factura tradicional.